Tietosuojaseloste - Asiakkaat ja yhteydenottopyynnöt

Rekisterinpitäjä

Apu-Kameleontti
Y-tunnus: 2494821–8
Sähköposti: toimisto@apukameleontti.fi
Puhelin: 040 120 5789 / Terhi Isosomppi
Postiosoite: Kaustinen, Suomi

Tietosuojavastaava

Jari Virkkala
Sähköposti: tietosuoja@apukameleontti.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Tämä seloste koskee kaikkia henkilöitä, jotka ottavat yhteyttä Apu-Kameleonttiin palveluihin liittyen tai joista tulee myöhemmin asiakkaita.
Henkilötietoja käsitellään tarpeen mukaan seuraaviin tarkoituksiin:
asiakasviestintä ja yhteydenpito
palveluiden tuottaminen ja toimittaminen
yhteydenottopyyntöihin vastaaminen ja alustavien palvelukyselyiden käsittely
laskutus ja kirjanpito
asiakassuhteen ylläpito ja kehittäminen
palvelun laatuun ja asiakastyytyväisyys
aiempiin asiakassuhteisiin perustuva markkinointi
Apu-Kameleontin virallisten sosiaalisen median kanavien (esim. Facebook, Instagram, LinkedIn, YouTube) kautta saapuneiden yhteydenottojen ja palvelupyyntöjen käsittely
Sosiaalisen median kautta saadut tiedot (esimerkiksi nimi, profiilikuva, viestin sisältö, kommentti tai muu vastaava tieto) käsitellään vain yhteydenottoon, asiakaspalveluun tai toimeksiannon hoitamiseen liittyvissä tarkoituksissa.
Palveluntarjoajat (Meta, LinkedIn, Google) toimivat omien palveluidensa osalta itsenäisinä rekisterinpitäjinä ja vastaavat käyttäjiensä teknisestä tietosuojasta.
Käsittelyn oikeusperuste
Apu-Kameleontin asiakkaat ovat pääasiassa yritysten, yhdistysten ja muiden organisaatioiden edustajia.
Näiden henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun, joka kattaa asiakasviestinnän, toimeksiantojen toteuttamisen, asiakassuhteen ylläpidon sekä aiempiin asiakassuhteisiin perustuvan markkinoinnin ja yhteydenpidon.
Jos palvelu tilataan tai yhteydenotto tehdään yksityishenkilönä, käsittelyn oikeusperuste on:
Sopimus, kun henkilötietojen käsittely on tarpeen palvelun toteuttamiseksi tai tilauksen hoitamiseksi, tai
Suostumus, jos henkilötietoja kerätään ja käsitellään muussa tarkoituksessa, kuten markkinointia tai yhteydenpitoa varten ilman sopimussuhdetta.
Kerättävät henkilötiedot
Rekisteriin voidaan tallentaa seuraavat tiedot:
etu- ja sukunimi
organisaation tai yrityksen nimi ja Y-tunnus (jos sovellettavissa)
asema tai rooli organisaatiossa
sähköpostiosoite ja puhelinnumero
laskutus- ja toimitusosoite
viestintähistoria (esimerkiksi yhteydenotot, toimitetut aineistot ja muokkaukset)
Tietoja kerätään pääasiassa yritysten ja organisaatioiden edustajista, mutta joissakin tilanteissa myös yksityishenkilöistä, jos palvelusuhde syntyy heidän kanssaan suoraan.
Apu-Kameleontti suosittelee käyttämään ensisijaisesti organisaation tai yrityksen yhteystietoja henkilökohtaisten sijaan.

Tietojen lähteet
Henkilötiedot saadaan pääasiassa:
asiakkaalta itseltään yhteydenoton, tilauksen tai toimeksiannon yhteydessä
asiakkaan tai organisaation edustajalta (esimerkiksi yritys, yhdistys tai muu yhteisö)
julkisista lähteistä, kuten verkkosivuilta tai virallisista rekistereistä, jos tiedot ovat yleisesti saatavilla ja tarpeellisia palvelun tuottamiseksi tai yhteydenottoa varten
Apu-Kameleontin virallisten sosiaalisen median sivujen kautta (esimerkiksi Facebook, Instagram, LinkedIn tai YouTube), kun henkilö ottaa yhteyttä esimerkiksi viestillä, kommentilla tai osallistumalla kampanjaan tai arvontaan. Näiden palveluiden (Meta, LinkedIn, Google) osalta ne toimivat itsenäisinä rekisterinpitäjinä ja vastaavat käyttäjiensä teknisestä tietosuojasta. Apu-Kameleontti saa käyttää somen kautta saatuja tietoja (yhteystiedot, nimi, viestin sisältö) asiakaspalveluun, yhteydenpitoon ja kampanjaan liittyvään viestintään. Tarvittaessa tiedot voidaan tallentaa Apu-Kameleontin omiin järjestelmiin, jos yhteydenotto liittyy palveluun, toimeksiantoon tai kampanjaan, tai jos henkilö on antanut siihen suostumuksensa.
yhteistyökumppaneilta, jos asiakas on ohjattu Apu-Kameleontin palveluihin suosituksen tai yhteishankkeen kautta.
Henkilötietojen vastaanottajat ja käsittelijät
Kirjanpito ja laskutus: Hannele Varila, toiminimi, Kaustinen, Suomi
Taloushallinto-ohjelmisto: Netvisor – Visma Software Oy, Espoo, Suomi
Microsoft 365 – viestintä- ja pilvipalvelut (EU/ETA, ei siirtoja EU:n ulkopuolelle)
Google Workspace (Enterprise) – viestintä ja tiedostojen hallinta (EU/ETA, tarvittaessa EU–US DPF)
Webnode AG – verkkosivujen ja lomakkeiden tekninen alusta (Sveitsi, EU:n riittävyyspäätös voimassa)
Tietojen säilytysaika
Kaikkia henkilötietoja säilytetään seitsemän (7) vuotta viimeisestä toimeksiannosta tai yhteydenotosta.
Rekisterin suojaus
Henkilötiedot säilytetään suojatuissa järjestelmissä. Tietoliikenne on SSL-suojattua ja tiedot on suojattu palomuurein, salasanoin ja käyttöoikeusrajoituksin.
Rekisteröidyn oikeudet
tarkastaa itseään koskevat tiedot
oikaista virheelliset tai vanhentuneet tiedot
pyytää tietojensa poistamista ('oikeus tulla unohdetuksi')
rajoittaa tai vastustaa käsittelyä
siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
peruuttaa suostumuksensa, jos käsittely perustuu suostumukseen
Pyynnöt tulee toimittaa osoitteeseen tietosuoja@apukameleontti.fi.
Valitusoikeus valvontaviranomaiselle
Tietosuojavaltuutetun toimisto, www.tietosuoja.fi/yhteystiedot, puh. 029 566 6777
Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.

Tietosuojaselosteen päivittäminen
Tämä tietosuojaseloste on päivitetty 4.11.2025.