10. Myytkö palvelua ilman allekirjoitettua sopimusta? Se on edelleen ihan ok!
Artikkeli kertoo, miksi pienyrittäjän ei tarvitse käyttää raskasta allekirjoitettua sopimusta ja miten viestillä tehty sopimus on täysin pätevä, kun sisällöt kerrotaan selkeästi. Teksti avaa, mitä minimiasiat on sovittava kirjallisesti, miten vahvistus hyväksytään ja miksi viestillä sopiminen on monille töille sujuvin ja turvallisin tapa.
Miksi suullinen sopimus aiheuttaa ongelmia
Moni yrittäjä sopii asioista puhelimessa tai viestillä. Tämä toimii hyvin niin kauan kuin kaikki etenee sovitusti. Ongelmia syntyy vasta silloin, kun asiakkaan odotukset ja tehdyn työn rajat eivät kohtaa. Ilman selkeää vahvistusta yrittäjän on vaikea osoittaa, mitä oikeasti sovittiin.
Selkeästi dokumentoitu sopimus ei tarkoita raskasta allekirjoitettua paperia. Pienyrittäjälle nopein ja arjessa toimivin ratkaisu on usein viestillä tehty sopimus, kunhan sisällöt näkyvät kirjallisesti..
Miltä sopimuksen pitäisi käytännössä näyttää?
Sopimuksen ei tarvitse olla monimutkainen. Riittää, että siitä näkyvät olennaiset asiat, jotka osoittavat, mitä on tilattu ja millä ehdoin.
Sopimuksessa olisi hyvä näkyä ainakin:
- mitä palvelu sisältää
- hinta ja maksutapa
- aikataulu tai toimitusvaiheet
- peruutus- ja muut ehdot
- osapuolet
- vahvistus siitä, että asiakas hyväksyy ehdot
Tämä minimi suojaa yrittäjän työaikaa ja vähentää tarvetta selitellä jälkikäteen.
Viestillä sopiminen on yhtä pätevä kuin allekirjoitettu sopimus
Pienyrityksissä sopiminen tapahtuu usein siellä, missä asiakas on: sähköpostissa, WhatsAppissa tai Messengerissä. Kun sisällöt ovat selkeät ja asiakas hyväksyy ne kirjallisesti, sopimus on täysin yhtä pätevä kuin allekirjoitettu dokumentti.
Viestillä sopiminen on usein paras vaihtoehto, koska:
- se syntyy nopeasti
- se sopii yksittäisiin toimeksiantoihin
- asiakas hyväksyy ehdot heti
- yrittäjä voi osoittaa jälkikäteen, mitä on sovittu
Nopea sopiminen myös vähentää asiakkaan epäröintiä. Kun hyväksyntä annetaan viestillä, asiakas ei joudu allekirjoittamaan erillistä dokumenttia eikä synny tilannetta, jossa odottelu katkaisee ostopäätöksen. Sopimus syntyy sujuvasti ja varaus pysyy asiakkaalla eikä karkaa kilpailijalle.
Ongelmat syntyvät vain silloin, kun sisältö jää puutteelliseksi.
Millainen vahvistus riittää?
Vahvistuksen ei tarvitse olla paperinen tai allekirjoitettu.
Se voi olla myös:
- asiakkaan vastaus sähköpostiin
- lyhyt hyväksyntä sopimusviestiin
- tilausvahvistus, jonka asiakas hyväksyy
Tärkeintä on, että yrittäjä pystyy myöhemmin osoittamaan, mitä on luvattu ja millä ehdoilla.
Esimerkki lyhyestä vahvistuksesta:
"Vahvistan tilauksen. Palvelu toteutetaan sovitulla sisällöllä ja hinnalla. Hyväksyn ehdot."
Miksi selkeä sopimus suojaa yrittäjää?
Sopimuksen selkeys vaikuttaa suoraan siihen, miten reklamaatiot ja kiistat ratkeavat. Jos dokumentointi on epäselvää, tulkinta menee helposti asiakkaan eduksi.
Selkeä sopimus:
- ehkäisee epäselvät odotukset
- vähentää tunnepohjaisia vaatimuksia
- säästää yrittäjän työaikaa
- osoittaa, mitä on oikeasti luvattu
Ilman sopimusta yrittäjä joutuu helposti tekemään lisää työtä "hyvien välien vuoksi".
Mitä kannattaa sopia aina etukäteen?
Kirjallinen vahvistus ennen työn aloitusta estää suurimman osan epäselvyyksistä.
Nämä asiat kannattaa sopia selkeästi:
Työn sisältö ja ajankohta
- Kerro mitä työ sisältää ja milloin se tehdään. Kun rajaus on selkeä asiakas ei voi väittää jälkikäteen muuta.
Peruutukset ja niiden vaikutukset
- Kerro mitä tapahtuu, jos asiakas peruuttaa. Kun peruutusehdot kerrotaan, etukäteen vältät riidat ja ilmaiseksi tehdyn työn.
Lisätyöt ja hinnoittelu
- Suurimmat väärinkäsitykset syntyvät lisätöistä. Kerro miten lisätyöt sovitaan ja millä hinnalla ne tehdään. Jos lisätyöt tilataan kesken työn, siitäkin on hyvä olla kirjallinen näyttö.
Reklamaatioiden hoitaminen
- Kerro miten asiakas ottaa yhteyttä ja mitä tietoja tarvitaan. Selkeä toimintamalli estää pitkät viestirumbat.
Toimitus ja asiakkaan velvollisuudet
- Jos asiakkaan pitää tehdä jotain toimituksen tai työn yhteydessä ohjeista se selkeästi. Näin vältät tilanteet joissa vastuu käännetään sinulle vain siksi että ohje puuttui.
Välineet, tarvikkeet ja vastuunjako
- Kerro kumman välineillä työ tehdään ja mitä asiakkaan pitää olla valmiiksi järjestänyt. Tämä estää tilanteet joissa
- työ viivästyy koska tarvikkeet puuttuvat
- asiakas väittää että työ olisi pitänyt tehdä eri tavalla
- yrittäjälle sysätään vastuu asiakkaan omista materiaaleista
- Pieni maininta riittää: "Työ tehdään asiakkaan välineillä / yrittäjän välineillä. Asiakas huolehtii että kohteeseen on vapaa pääsy ja tarvittavat tarvikkeet ovat paikalla."
Selkeästi sovitut asiat helpottavat yrittäjän arkea ja vähentävät epäselviä tilanteita. Kun sopimuksen sisältö näkyy kirjallisesti, väärinkäsitykset ovat harvinaisempia ja työ etenee ilman turhaa viestittelyä.
